Antiriciclaggio: l’individuazione del responsabile degli adempimenti negli Studi Professionali

Potrebbe apparire strano ma ancora oggi, ad oltre 10 anni dall’entrata in vigore della disciplina antiriciclaggio, vi sono numerosi professionisti che mostrano reticenza nell’accettarne la convivenza. Questa ostilità, che spinge a non dedicare il giusto tempo all’assolvimento degli adempimenti in materia, è motivo di errato apprendimento di una normativa che, invece, se solo si accettasse di adempiere non per la paura di incorrere in sanzioni, ma bensì per la volontà di collaborare concretamente al tentativo di contrastare e prevenire fenomeni di riciclaggio e terrorismo, sarebbe più semplice d’applicare e comprendere.

Invece, sono ancora molti gli aspetti normativi che sfuggono e che, di conseguenza, inducono a commettere errori (per la verità agevolati anche dalla complessità di molte realtà professionali).

Uno degli aspetti poco chiari è proprio quello relativo all’individuazione del responsabile degli adempimenti AR all’interno di realtà, molto spesso articolate, come gli Studi o le Associazioni Professionali.

Infatti, è convinzione diffusa che responsabile, ad esempio, dell’identificazione di un cliente, all’interno di uno Studio Professionale sia lo stesso Studio o il suo management nel complesso considerato. Niente di più sbagliato.

Con questo articolo, senza pretesa di esaustività e considerato che in materia di antiriciclaggio non esiste il tasto on/off (ogni casistica andrebbe valutata singolarmente), si vuol cercare di fare un po’ di chiarezza su chi sono (e come individuarli) i destinatari della normativa nelle diverse casistiche che possono interessare uno Studio/Associazione professionale.

Destinatari della normativa

Innanzitutto, è indispensabile rammentare che devono assolvere agli obblighi antiriciclaggio tutti i soggetti che l’art. 3 del decreto AR definisce professionisti, ossia:

  • gli iscritti all’albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili,
  • i consulenti del lavoro,
  • ogni altro soggetto che renda i servizi forniti da periti, consulenti e altri soggetti che svolgono in maniera professionale, anche nei confronti dei propri associati o iscritti, attività in materia di contabilità e tributi, ivi compresi associazioni di categoria di imprenditori e commercianti, CAF e patronati,
  • revisori legali e le società di revisione legale,
  • notai,
  • avvocati.

Avvocati e Notai

Con riferimento alle ultime due categorie, ossia notai ed avvocati, la norma prevede che debbano essere considerati destinatari della normativa soltanto quando, in nome e per conto dei propri clienti, compiano qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella predisposizione o nella realizzazione di determinate operazioni normativamente previste quali, ad esempio, trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su immobili oppure gestione di denaro oppure costituzione, gestione ed amministrazione di società.

Tutto questo, anche se sicuramente non farà piacere a molti avvocati, sta a significare che avvocati e notai saranno tenuti ad adempiere agli obblighi AR ogni qualvolta la pratica del cliente presenti elementi finanziari, patrimoniali o immobiliari.

In altre parole, ogni qualvolta gestiscano pratiche che possano avere dei risvolti, anche potenziali, di carattere finanziario/patrimoniale.

In virtù di ciò, e con specifico riferimento all’attività giudiziale dei legali, appare ovvio che si debba adempiere agli obblighi AR anche, ad esempio, in occasione del conferimento di un incarico ad assistere un cliente in una causa civile di usucapione piuttosto che di collazione ereditaria.

Una diversa soluzione significherebbe, tra l’altro, trattare gli avvocati diversamente dagli altri destinatari della normativa senza che ve ne sia motivo.

Lo Studio Associato e l’incarico professionale

Tanto premesso, vediamo come ci si deve comportare nel caso ci sia di mezzo lo Studio/Associazione Professionale.

Ad esempio, se un cliente conferisse un incarico ad un’associazione professionale costituita da un commercialista, un avvocato, 4 collaboratori, uno studio notarile e un CED, chi è il responsabile degli adempimenti antiriciclaggio?

La regola generale è che responsabile sarà chi ha ricevuto l’incarico professionale, ossia chi, per conto dello Studio, ma personalmente, ha ricevuto l’incarico dal cliente e, pertanto, sarà responsabile dell’inadempimento della prestazione nei confronti dello stesso.

Da ciò si desume l’importanza, in materia AR, del concetto di incarico professionale che la norma definisce come “un mandato, esplicito o implicito, al compimento di una prestazione professionale, indipendentemente dal versamento di un corrispettivo o dalle modalità e dalla tempistica di corresponsione del medesimo”.

La prestazione professionale

Dove per prestazione professionale deve intendersi qualsiasi prestazione di natura intellettuale o commerciale resa a favore del cliente e che si possa far rientrare tra le attività istituzionali del professionista stesso. Quindi per la legge, ai fini degli obblighi AR, non importa se il mandato è scritto o verbale, se la prestazione verrà resa gratuitamente o è stato previsto un corrispettivo, se questo verrà incassato in un’unica soluzione oppure a rate, così come non importa, considerato il tenore della definizione di prestazione, se l’attività si concretizzi in una consulenza o in un parere o addirittura in un mero consiglio.

Privilegiare incarichi scritti e responsabilità individuale

Ecco perché, è importante privilegiare la stipula d’incarichi scritti a quelli verbali. Non si deve sottovalutare l’importanza del mandato in ambito antiriciclaggio in quanto è uno dei pochi documenti dal quale, non solo, si potrà individuare il responsabile AR, ma anche la data a partire dalla quale inizierà quel periodo in cui bisognerà monitorare le transazioni e i comportamenti del cliente al fine di prevenire fenomeni di riciclaggio. Basti pensare che il mandato è fra i primi documenti che la Gdf, in occasione di verifiche/controlli, acquisisce.

Attenzione particolare è necessario prestare a quella prassi errata di alcuni Studi di utilizzare mandati conferiti direttamente e genericamente allo Studio Associato. In questo caso, senza entrare nel merito della conformità dello stesso alle disposizioni civilistiche e deontologiche, responsabili AR saranno considerati tutti gli associati indistintamente.

E, per i clienti storici con i quali non sono stati convenuti accordi scritti piuttosto che per gli amici o parenti con i quali si prova estremo imbarazzo a chiedere la firma sul mandato, cosa fare? Semplice, al fine di lasciare traccia degli estremi dell’incarico, si potrebbe pensare di inviare una e-mail per ringraziarli della fiducia accordata e, con l’occasione, riepilogare in modo succinto gli estremi dell’accordo ma soprattutto scopo e natura (oggetto) della prestazione.

Gli incarichi congiunti

Sovente però, nella realtà professionale ci si imbatte anche in casistiche più complesse. Tipico esempio è quello degli incarichi congiunti. Si pensi al caso del cliente che, con riferimento ad una causa civile che lo veda coinvolto, chiede a due professionisti di uno stesso Studio di essere assistito. Nello specifico all’avvocato per gli aspetti procedurali e al commercialista per le osservazioni alla relazione del CTU.

In questo caso chi è il responsabile AR? Entrambi i professionisti. Entrambi dovranno assolvere separatamente ed autonomamente agli adempimenti connessi all’obbligo di adeguata verifica, sarà necessario istituire e gestire due fascicoli della clientela, ecc.

La posizione del Professionista incaricato da altro Professionista, l’esempio dei CED e dei Collaboratori di Studio

Altra situazione alquanto diffusa è quella del professionista che conferisce l’incarico ad altro professionista in relazione alla propria clientela. Si pensi, ad esempio, al CED incaricato di gestire gli adempimenti contabili della clientela di un commercialista oppure al collaboratore di Studio al quale il partner dell’Associazione Professionale richiede una prestazione a favore di un suo cliente. In questo caso il CED/collaboratore dovrà procedere ad adempiere agli obblighi AR nei confronti sia del professionista sia di tutta la clientela destinataria della prestazione, salvo il caso in cui ci si limiti ad una collaborazione puramente intellettuale senza entrare nell’esame della posizione giuridica dei clienti.

Discorso diverso, invece, è per il collaboratore di Studio che, dopo aver terminato il periodo di tirocinio ed essersi abilitato, si è dotato di propria partita Iva continuando ad esercitare la propria attività esclusivamente all’interno dell’Associazione Professionale alle dipendenze del management eseguendo gli incarichi che gli vengono conferiti da quest’ultimo.

Considerato che questi non esegue la prestazione in seguito ad un conferimento di un mandato (né da parte del cliente né dello Studio), bensì sotto la direzione degli associati di Studio, non sarà responsabile degli adempimenti AR quale ad esempio l’adeguata verifica. L’unica attenzione che dovrà porre è nei confronti delle circostanze che potrebbero risolversi in condotte di riciclaggio o FDT, in quanto in capo allo stesso permane l’obbligo di SOS.

 

Dott. Giuseppe Mancini